GOOD SOIL INC. (the “Company”) will recognize the importance of personal information (including Specific Personal Information as defined in the Act on the Use of Numbers to Identify Specific Individuals in Administrative Procedures (the “My Number Act”)) and, with regard to the handling of obtained personal information, comply with the Act on the Protection of Personal Information, the My Number Act, related laws and regulations, and guidelines from supervisory authorities, etc., and establish the following basic policy regarding the proper handling, protection and management of personal information.
- Any acquisition of personal information will be in compliance with laws and regulations. The Company will endeavor to ensure that such personal information is kept correct and up-to-date to the extent necessary for achieving the purpose of use of such personal information, and will endeavor to delete such personal information without delay when the use of such personal information by the Company ceases to be necessary.
- Personal information will not be used beyond the scope necessary for achieving the purposes of use. No personal information will be disclosed or provided to third parties without the consent of the persons concerned, unless there are justifiable reasons including where such disclosure is required pursuant to laws and regulations.
- If any complaint is made regarding the handling of personal information, the Company will quickly and appropriately investigate the facts and circumstances of the complaint and respond in a sincere manner.
- The Company will provide thorough training for officers and employees to prevent the leakage or unauthorized use of personal information. In addition, the Company will develop appropriate management systems for personal information and appoint a person responsible for management and inspections relating to personal information protection.
- If the Company outsources the handling of personal information to an external contractor, the Company will supervise said external contractor to ensure the secure management of personal information by said external contractor.
- All requests from persons concerned for the disclosure, correction, or discontinuance of use of personal information will be processed in accordance with laws and regulations. In such cases, the requesting party may be required to pay a prescribed fee to the Company.
Taking into account customers’ opinions, the Company will continually review and improve the management system program concerning personal information protection.
Purposes of Use of Personal Information
- To conduct self-offering in respect of collective investment scheme interests.
- To conduct the management of funds and investment activities.
- To provide management support and guidance to portfolio companies.
- To determine whether it is appropriate to provide products and services in light of the principle of suitability, etc.
- To confirm the identity of customers or their representatives.
- To provide reports on management and the like to customers.
- To pay distributions, etc. to customers.
- To conduct administrative operations related to transactions between customers and other trading parties.
- To exercise rights and perform obligations pursuant to contracts with customers and laws and regulations.
- To research and develop financial products and services by carrying out market surveys, data analyses and preparing questionnaires.
- To manage outsourced operations appropriately, in the case where the handling of personal information in full or in part has been outsourced.
- In addition to the above, to carry out transactions adequately and smoothly with customers and other trading parties.
Notwithstanding the above, the handling of Specific Personal Information is limited to cases where it is necessary to achieve the purposes of the personal number-related affairs and other procedures prescribed in the My Number Act or permitted by laws and regulations.
In accordance with laws and regulations, sensitive information will not be used or offered to any third party for purposes other than to properly conduct the Company’s business or for other purposes deemed necessary.
Provision of Personal Information to Third Parties
Except in cases where it is stipulated by laws, the Company will not provide personal information held by the Company to third parties without the prior consent of persons concerned. However, in cases where personal information is provided in connection with the outsourcing of the handling of personal information within the scope necessary to achieve the purpose of use, in cases where personal information is provided in connection with the succession of business due to reasons such as mergers, and in cases where personal information is used jointly with specific parties set out separately, the Company may provide personal information held by the Company to third parties without the consent of the persons concerned.
Notwithstanding the above, with regard to Specific Personal Information collected, used and stored in accordance with the My Number Act, the Company will not provide such information to any third parties, regardless of whether or not the persons concerned have given consent, except where required by laws.
Safety Control Measures
In managing personal information, the Company takes appropriate safety control measures in terms of organization, personnel and systems to prevent leakage, loss or damage of personal information. For the details of the safety control measures taken by the Company, please contact the Personal Information Consultation Desk below.
Process for Requesting Disclosure Regarding Personal Information
The Company will accept requests from the persons concerned for notification of the purpose of use of personal information, disclosure (including disclosure of records of provision to third parties), correction, addition, deletion, suspension of use, deletion or suspension of provision to third parties of personal information. For specific procedures for making a request, please contact the Personal Information Consultation Desk below. Please note that the Company may charge a fee for requests for notification of the purpose of use and disclosure.
Contact Details for Inquiries Regarding Personal Information
If you have any inquiry or any complaint with regard to personal information such as the purposes of use of personal information, please contact the following Personal Information Consultation Desk (General Affairs department of the Company).
Personal Information Consultation Desk
General Affairs department, GOOD SOIL INC.
14-7 Kobunacho, Nihonbashi, Chiyoda-ku, Tokyo 103-0024 Japan
Tel: +81-3-6820-4612
Reception hours: 9am – 3pm
GOOD SOIL INC.
個人情報保護方針
GOOD SOIL株式会社（以下「当社」といいます。）は、個人情報（行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（以下「番号法」といいます。）に定める特定個人情報を含みます。以下同じです。）の重要性を認識し、取得した個人情報の取扱いに関しては、個人情報の保護に関する法律、番号法、関係諸法令及び監督当局のガイドライン等を遵守して行うものとし、個人情報の適切な取扱いと保護・管理に関し、以下の基本方針を定めます。
- 個人情報は、法令に則って取得し、利用目的の達成に必要な範囲内において正確・最新の内容に保つとともに、利用する必要がなくなったときは、当該個人情報を遅滞なく削除するよう努めます。
- 個人情報の利用は、利用目的の範囲を超えては行いません。また、第三者への個人情報の開示・提供は、法令に基づきその開示が義務づけられるなどの正当な理由がない限り、本人の承諾なしに行いません。
- 個人情報の取扱いに関する苦情を受けた場合は、その内容について迅速に事実関係等を調査し、誠意をもって適切に対応します。
- 個人情報の流出、不正利用などを防止するために、役職員への教育を徹底します。また、管理・点検の責任者を任命し、適正な管理体制を整備します。
- 個人情報を外部委託先に取り扱わせる場合には、その委託先においても個人情報保護が図られているかについて、責任をもって監督します。
- 個人情報については、本人の請求により、開示・訂正・利用停止などを法令に則り行います。この場合、所定の費用を頂戴することがあります。
なお、お客様のお声も踏まえまして、個人情報保護に関する管理体制等のプログラムは適宜見直し継続的な改善に取り組んでまいります。
個人情報の利用目的
- 集団投資スキーム持分の自己私募（勧誘）を行うため
- ファンドの運営業務及び投資業務のため
- 投資先企業の経営支援及び経営指導業務を行うため
- 適合性の原則等に照らし、商品・サービスのご提供の妥当性を判断するため
- お客様ご本人であること又はご本人の代理人であることを確認するため
- お客様に対し、運用などのご報告を行うため
- お客様に対し、分配金等のお支払いを行うため
- お客様及び取引相手先とのお取引に関する事務を行うため
- お客様との契約、及び法令等に基づく権利の行使や義務の履行のため
- 市場調査及びデータ分析やアンケートの実施等による金融商品やサービスの研究や開発のため
- 他の事業者などから個人情報の処理の全部又は一部について委託された場合などにおいて、委託された当該業務を適切に遂行するため
- その他、お客様及び取引相手先とのお取引を適切かつ円滑に履行するため
上記にかかわらず、特定個人情報の取扱いについては、番号法に定める個人番号関係事務その他の手続又は法令上許容される目的を達成するために必要な場合に限ります。
なお、法令により、機微（センシティブ）情報は、適切な業務の運営その他の必要と認められる目的以外の目的では利用・第三者提供いたしません。
個人情報の第三者への提供
当社は、法令で定める場合を除き、当社が保有する個人情報をあらかじめご本人の同意を得ることなく第三者に提供いたしません。ただし、利用目的の達成に必要な範囲内において個人情報の取扱いを委託することに伴って当該個人情報が提供される場合、合併その他の事由による事業の承継に伴って個人情報を提供する場合、別途定める特定の者との間で共同利用する場合は、ご本人の同意をいただくことなく、当社が保有する個人情報を第三者に提供することがあります。
上記にかかわらず、番号法に基づいて収集、利用、保管する特定個人情報につきましては、ご本人の同意の有無にかかわらず、法令に基づく場合を除き、第三者に提供することはありません。
安全管理措置
当社は、個人情報の管理にあたっては、漏えい、滅失又は毀損を防止するための組織面、人事面、システム面でそれぞれ適切な安全管理措置を講じています。当社が講じる安全管理措置の内容につきましては、下記の個人情報相談窓口までお問い合わせください。
個人情報の開示等の請求に応じる手続
当社は、個人情報について、ご本人からの利用目的の通知、開示（第三者提供記録の開示を含みます。）、訂正、追加、削除、利用の停止、消去又は第三者への提供の停止のご請求をお受けします。ご請求の具体的な手続につきましては、下記の個人情報相談窓口までお問い合わせください。
なお、利用目的の通知、開示のご請求につきましては、当社所定の費用を頂戴することがありますので、あらかじめご了承下さい。
個人情報相談窓口
個人情報の利用目的など個人情報に関するお問い合わせや苦情のお申し出等につきましては、下記の個人情報相談窓口（当社総務部）にご連絡ください。
個人情報相談窓口
GOOD SOIL株式会社 総務部
〒103-0024 東京都中央区日本橋小舟町14番7号
電話番号：03-6820-4612
受付時間：9:00～15:00
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